Loi 25 : ce que votre clinique ou votre salon doit faire avec les dossiers de ses clients

Ceci n'est pas un avis juridique. Ce guide résume les principaux changements présentés par la Commission d'accès à l'information (CAI). Pour votre situation précise, consultez la CAI ou un professionnel du droit.

Qui est responsable dans votre entreprise?

Par défaut, c'est la personne qui a la plus haute autorité dans l'entreprise : la propriétaire du salon, le physiothérapeute à la tête de la clinique. Elle peut déléguer ce rôle à quelqu'un d'autre, par écrit.

Le titre et les coordonnées de la personne responsable doivent être publiés sur le site Web de l'entreprise. Une ligne dans le pied de page ou sur la page Confidentialité suffit souvent ; l'important est qu'un client puisse savoir à qui s'adresser.

Une politique de confidentialité, en termes simples

Si vous recueillez des renseignements par un moyen technologique (un formulaire de réservation en ligne, par exemple), vous devez publier une politique de confidentialité rédigée en termes simples et clairs.

« Simples et clairs » est le mot-clé. Un texte juridique copié d'un autre site, que personne ne comprend, ne remplit pas ce rôle. Dites ce que vous recueillez, pourquoi, qui y a accès et combien de temps vous le gardez.

Dire aux gens pourquoi vous recueillez leurs renseignements

Au moment où vous recueillez des renseignements, vous devez informer la personne :

• des fins de la collecte (pourquoi vous en avez besoin) ;
• de ses droits d'accès et de rectification ;
• de son droit de retirer son consentement.

En pratique, c'est quelques phrases au bas de votre formulaire de réservation ou de votre formulaire d'accueil.

Le consentement : une fin à la fois

Le consentement doit être demandé pour chaque fin précise, en termes simples et clairs. Lorsqu'il est demandé par écrit, il doit être présenté séparément des autres informations.

Concrètement : une case « J'accepte de recevoir des rappels par texto » et une autre « J'accepte que mes notes de séance soient conservées dans mon dossier » valent mieux qu'une seule case « J'accepte les conditions » cachée sous un long texte. Nous détaillons ce point dans notre article sur le consentement et le formulaire d'accueil.

Remettre à un client ses propres renseignements

Depuis le 22 septembre 2024, une entreprise doit, à la demande d'une personne, lui remettre les renseignements personnels informatisés recueillis auprès d'elle dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Elle peut aussi les transmettre à une personne ou un organisme que le client autorise.

Autrement dit : si un client vous demande son dossier, « on ne peut pas sortir ça du logiciel » n'est pas une réponse. Vérifiez que votre outil permet d'exporter un dossier.

Les incidents de confidentialité

Un ordinateur volé, un courriel envoyé à la mauvaise personne, un accès non autorisé : ce sont des incidents de confidentialité. La loi demande de :

• tenir un registre des incidents de confidentialité ;
• aviser la CAI et les personnes concernées lorsqu'un incident présente un risque de préjudice sérieux.

Nous expliquons quoi faire, étape par étape, dans Incident de confidentialité : que faire si un dossier client est exposé.

La liste à cocher

• La personne responsable est désignée (vous, par défaut) ou la délégation est faite par écrit.
• Son titre et ses coordonnées sont publiés sur votre site Web.
• Une politique de confidentialité en termes simples et clairs est publiée.
• Vos formulaires disent pourquoi vous recueillez les renseignements et rappellent les droits d'accès, de rectification et de retrait du consentement.
• Chaque consentement est demandé séparément, pour une fin précise.
• Vous pouvez remettre à un client son dossier dans un format structuré.
• Vous tenez un registre des incidents de confidentialité.

Où votre logiciel de rendez-vous peut vous aider

La loi s'applique à vous, pas à votre logiciel. Mais un bon outil rend plusieurs de ces points beaucoup plus simples. Tantôt :

• tient un journal de chaque accès aux dossiers clients, utile pour savoir qui a consulté quoi si un incident survient ;
• consigne les consentements des clients ;
• chiffre les renseignements sensibles, comme les notes de séance, avec une clé propre à chaque entreprise ;
• offre des formulaires d'accueil (questionnaires, consentements et signature) que le client remplit en réservant ou à partir d'un lien reçu par courriel ;
• vous permet de demander l'export de tous vos dossiers en tout temps, sans contrat.

Voyez le détail sur la page Fonctionnalités.

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