Ceci n'est pas un avis juridique. Ce guide s'appuie sur les principaux changements présentés par la Commission d'accès à l'information (CAI). Pour votre situation précise, consultez la CAI ou un professionnel du droit.
Ce que la loi demande
La Loi 25 pose trois règles pour le consentement :
- il est demandé pour chaque fin précise ;
- il est formulé en termes simples et clairs ;
- lorsqu'il est demandé par écrit, il est présenté séparément des autres informations.
Et au moment de la collecte, vous devez dire à la personne à quoi serviront ses renseignements, lui rappeler ses droits d'accès et de rectification, et son droit de retirer son consentement.
« Pour chaque fin précise » : ce que ça veut dire
Une fin, c'est une raison d'utiliser un renseignement. Dans un salon ou une clinique, on en trouve souvent plusieurs :
- tenir le dossier du client pour lui offrir le service ;
- lui envoyer des rappels de rendez-vous ;
- lui envoyer des promotions ou une infolettre ;
- prendre une photo avant et après.
Chacune mérite sa propre demande. Une seule case « J'accepte les conditions » qui couvre tout, cachée au bas d'un long texte, ne permet pas au client de dire oui à l'une et non à l'autre.
« Présenté séparément » : la mise en page compte
Lorsque le consentement est demandé par écrit, il ne doit pas être noyé dans les autres informations. En pratique :
- placez les consentements dans leur propre section du formulaire, avec un titre clair ;
- une case par fin, jamais cochée d'avance ;
- une phrase courte à côté de chaque case.
Exemple de formulation
Ceci est un exemple pour illustrer la structure, pas un modèle juridique. Adaptez-le à votre entreprise.
Vos renseignements
Nous recueillons vos coordonnées et les renseignements de ce formulaire pour tenir votre dossier et vous offrir nos services. Vous pouvez consulter ou corriger votre dossier, et retirer votre consentement en tout temps, en écrivant à [[email protected]].☐ J'accepte que mes renseignements soient conservés dans mon dossier pour la prestation des services.
☐ J'accepte de recevoir des rappels de rendez-vous par texto.
☐ J'accepte de recevoir des nouvelles et des promotions par courriel.
Remarquez que chaque case nomme une seule fin, et que le texte au-dessus dit pourquoi vous recueillez les renseignements et comment exercer ses droits.
Papier ou en ligne?
La loi ne vous oblige pas à passer au numérique. Mais un formulaire en ligne a deux avantages concrets :
- le client le remplit avant d'arriver, et le formulaire est déjà au dossier ;
- le consentement est consigné : vous savez ce qui a été accepté, et quand. Avec le papier, il faut classer, numériser et retrouver la bonne feuille.
Garder une trace
Un consentement que vous ne pouvez pas retrouver est difficile à démontrer. Assurez-vous de pouvoir répondre à deux questions pour chaque client : qu'a-t-il accepté, et a-t-il retiré un consentement depuis?
Comment Tantôt s'en occupe
- Des formulaires d'accueil (questionnaires, consentements et signature) que le client remplit en réservant ou à partir d'un lien reçu par courriel.
- Les consentements sont consignés au dossier.
- Un journal de chaque accès aux dossiers clients.
Voyez le détail sur la page Fonctionnalités. Pour l'ensemble de vos obligations, lisez Loi 25 : ce que votre clinique ou votre salon doit faire avec les dossiers de ses clients.
Source : Commission d'accès à l'information du Québec, « Principaux changements apportés par la Loi 25 », cai.gouv.qc.ca, consultée le 31 octobre 2026.
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