Politique de confidentialité

Qui nous sommes

Tantôt est exploité par Voff Digital, une entreprise enregistrée aux États-Unis, 1309 Planted Pine St, Oakland, FL 34787, États-Unis.

Quand une entreprise utilise Tantôt pour gérer ses clients, elle demeure responsable des dossiers de ses clients; Tantôt les traite en son nom, selon ses directives et selon cette politique. Un client qui veut exercer ses droits sur son dossier peut s’adresser à l’entreprise ou à nous; nous transmettons alors la demande à l’entreprise.

Pour les renseignements des entreprises elles-mêmes, des visiteurs du site, de la liste d’attente et du clavardage, Voff Digital est responsable.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Responsable : le président de Voff Digital. Courriel : [email protected].

Vous pouvez écrire à cette personne pour toute question, demande d’accès, de rectification ou plainte.

Renseignements recueillis

Selon l’usage du service, nous pouvons traiter les catégories suivantes :

• Entreprises et leur équipe : nom, coordonnées, nom de l’entreprise, adresse, heures, services et prix, renseignements de facturation et paramètres du compte.
• Clients des entreprises : nom, coordonnées, historique de rendez-vous et, selon ce que l’entreprise choisit d’y inscrire, notes, formulaires, dossiers cliniques et autres champs. Les renseignements sensibles sont chiffrés avec une clé propre à chaque entreprise.
• Liste d’attente : courriel, nom de l’entreprise, type d’entreprise et région.
• Clavardage du site : voir la section « Clavardage du site » plus bas.
• Recherche dans l’annuaire : les mots cherchés et le lieu indiqué. Nous ne les associons pas à votre identité.
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, pages consultées, journaux de connexion et d’accès.

Fins de l’utilisation

Nous utilisons ces renseignements pour :

• fournir le service : prise de rendez-vous, agenda, dossiers clients, rappels, messages, annuaire et Notes IA;
• créer et gérer les comptes, facturer l’abonnement et offrir du soutien;
• assurer la sécurité du service, prévenir la fraude et les abus;
• respecter nos obligations légales.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous n’utilisons pas les dossiers des clients d’une entreprise à nos propres fins, ni pour entraîner une IA.

Consentement et communications

Les consentements aux rappels par texto et par courriel sont consignés, avec la date et la source. Chaque message offre une façon de se désabonner.

Les numéros de cellulaire et les consentements aux textos ne sont jamais communiqués, vendus ni loués à des tiers ou à des sociétés affiliées pour leur marketing ou leur promotion. Les textos de rendez-vous sont envoyés par Tantôt, depuis le numéro de Tantôt, au nom de l’entreprise où le client a réservé, et portent uniquement sur ses rendez-vous avec elle (confirmations, rappels et réponses). La fréquence des textos varie; des frais de messagerie et de données peuvent s’appliquer. Répondez ARRÊT (STOP aux États-Unis) pour ne plus en recevoir et HELP pour obtenir de l’aide.

L’entreprise est responsable d’obtenir le consentement de ses clients lorsque la loi l’exige, notamment pour l’enregistrement d’une séance avec Notes IA.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des obligations légales ou contractuelles. Le retrait peut empêcher certaines fonctions, comme les rappels.

Hébergement et communication hors Québec

La base de données et l’application sont sur des serveurs de DigitalOcean à Toronto (Ontario, Canada), donc hors Québec.

Nous faisons appel aux sous-traitants suivants :

• DigitalOcean (Toronto, Canada) : hébergement des serveurs, de la base de données et des copies de sauvegarde.
• Sendwax : envoi des courriels du service, sur le même serveur à Toronto.
• Cloudflare (réseau mondial) : noms de domaine, protection contre les attaques et vérification anti-robots (Turnstile). Le trafic du site y transite chiffré; les pages contenant des renseignements personnels n’y sont pas conservées.
• Amazon Web Services (Canada; traitement possible aux États-Unis) : envoi des textos, et Notes IA, selon la section « Notes IA » plus bas.
• Anthropic (États-Unis) : assistant automatique du clavardage du site.
• Google (États-Unis) : résultats de recherche de l’annuaire hors réseau (Google Places), à partir des mots cherchés et du lieu, sans renseignement d’identité. Les outils de mesure et de publicité de Google ne déposent de témoins qu’avec votre consentement (détail dans la section Témoins).
• Apple et Google : livraison des notifications de l’application mobile, lorsque vous les activez.

Voff Digital est enregistrée aux États-Unis, mais le service est géré à partir du Québec. Notre équipe n’accède aux renseignements que lorsque c’est nécessaire pour le soutien, la sécurité ou l’entretien du service.

Avant chaque communication hors Québec, nous avons évalué les facteurs relatifs à la vie privée : la sensibilité des renseignements, la fin de leur utilisation, les mesures de protection, y compris contractuelles, et le régime juridique applicable. Nous ne communiquons des renseignements que lorsque nous jugeons qu’ils bénéficient d’une protection adéquate, et chaque sous-traitant est lié par contrat à des obligations de confidentialité et de sécurité.

Notes IA (transcription et brouillons de notes)

Notes IA n’est offert qu’aux entreprises qui l’activent elles-mêmes. Chaque enregistrement exige le consentement du client, noté par le praticien.

L’audio est conservé et transcrit au Canada (Amazon Web Services, région Canada-Centre), puis supprimé dès la transcription terminée, au plus tard dans les 24 heures.

Pour rédiger le brouillon, le texte de la transcription est traité par Claude (Anthropic) sur Amazon Bedrock, au Canada ou aux États-Unis. Lorsqu’il est traité aux États-Unis, il n’y est jamais conservé : il est traité en mémoire, puis effacé dès que le brouillon est rendu.

Ni Amazon Web Services ni Anthropic ne conservent de copie de l’audio, de la transcription ou du brouillon, et ces données ne servent jamais à entraîner une IA. Anthropic n’y a aucun accès.

La transcription est conservée dans le dossier de l’entreprise jusqu’à la signature de la note, ou au plus 30 jours.

Conservation et destruction

Nous gardons les renseignements seulement le temps nécessaire :

• Compte d’entreprise : tant que le compte est actif. Après la fermeture, vous avez 30 jours pour exporter vos données; elles sont ensuite supprimées dans les 90 jours suivant la fermeture.
• Dossiers des clients d’une entreprise : selon les choix de l’entreprise, qui peut avoir des obligations de conservation (par exemple d’un ordre ou d’un organisme de réglementation). Ils sont supprimés avec le compte de l’entreprise.
• Notes IA : audio supprimé au plus tard 24 heures après l’enregistrement; transcription supprimée à la signature de la note, ou au plus 30 jours.
• Clavardage du site : selon la section « Clavardage du site » plus bas.
• Liste d’attente : jusqu’à votre désinscription ou la création de votre compte, et au plus 24 mois.
• Journaux techniques : 30 jours pour l’application, 14 jours pour le serveur web.
• Copies de sauvegarde : 30 jours.
• Factures que nous émettons : le temps exigé par les lois fiscales.

À la fin de ces délais, les renseignements sont supprimés de façon sécuritaire ou rendus anonymes.

Vos droits (Loi 25)

Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements, leur rectification, leur suppression, une copie dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou retirer votre consentement. Écrivez au responsable nommé plus haut.

Nous répondons dans les 30 jours. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Ces droits s’appliquent où que vous soyez, y compris aux États-Unis.

Sécurité

Mesures de sécurité en place :

• Connexions chiffrées (HTTPS) sur tout le site et l’application.
• Renseignements sensibles chiffrés avec une clé propre à chaque entreprise.
• Journal des accès : chaque consultation d’un dossier sensible est consignée.
• Accès limité aux personnes de notre équipe qui en ont besoin.
• Copies de sauvegarde régulières et protection contre les attaques.

En cas d’incident de confidentialité, nous le consignons dans un registre, prenons rapidement des mesures pour réduire le risque et évaluons le risque de préjudice sérieux. Si ce risque existe, nous avisons la Commission d’accès à l’information, les personnes concernées et les entreprises clientes touchées, comme la loi l’exige.

Témoins (cookies)

Témoins nécessaires, toujours actifs :

• session et protection des formulaires (XSRF-TOKEN) : vous garder connecté et protéger les formulaires;
• tantot_region : retenir votre pays et votre langue;
• tantot_chat : garder votre conversation du clavardage;
• votre choix de témoins : retenir ce que vous avez accepté ou refusé.

Les témoins de mesure et de publicité ne sont utilisés qu’avec votre consentement. Le détail est plus bas.

Modifications

Nous publions toute modification sur cette page avec sa date. Pour un changement important, nous avisons les entreprises clientes par courriel au moins 30 jours à l’avance.

Pays et langue

Pour afficher la bonne langue, la bonne devise et des entreprises près de vous, nous estimons votre pays et votre province ou État à partir de votre adresse IP (fournie par notre réseau de diffusion) et de la langue de votre navigateur. Cette estimation sert pendant votre visite et n’est conservée que dans nos statistiques de visite anonymes, décrites plus bas. Si vous choisissez un pays ou une langue, ce choix seul est conservé dans un témoin « tantot_region » pendant un an et, si vous êtes connecté, dans votre profil.

Témoins de mesure et de publicité

Le témoin essentiel « tantot_consent » retient vos choix de témoins pendant 6 mois.

Si vous acceptez la mesure d’audience, Google Analytics dépose des témoins (_ga, _ga_*) qui servent à compter les visites et les inscriptions à la liste d’attente.

Si vous acceptez la publicité, Google Ads peut déposer des témoins (par exemple _gcl_au) qui servent à savoir si nos publicités mènent à des inscriptions.

Si vous acceptez la publicité, le pixel Meta (Facebook, Instagram) est chargé et peut déposer des témoins (par exemple _fbp). Il informe Meta des pages vues et de certaines actions (recherche, inscription, réservation) pour mesurer nos publicités. Tant que vous n’avez pas accepté, il n’est pas chargé. Si vous aviez accepté la publicité en créant le compte de votre entreprise, nous signalons aussi à Meta, depuis nos serveurs, son premier paiement d’abonnement (montant, adresse courriel sous forme chiffrée par hachage, et les témoins Meta de votre navigateur).

Si vous acceptez la publicité, le pixel d’OpenAI (publicités dans ChatGPT) est chargé et peut déposer des témoins (par exemple __oppref et __obref). Il informe OpenAI des pages vues et de certaines actions (recherche, inscription, réservation) pour mesurer nos publicités dans ChatGPT. Tant que vous n’avez pas accepté, il n’est pas chargé, et il cesse de mesurer si vous retirez votre accord.

Tant que vous n’avez pas accepté, ces témoins ne sont pas déposés. La balise Google peut tout de même envoyer à Google des signaux sans témoin (mode de consentement), par exemple qu’une page a été vue.

Vous pouvez changer d’avis en tout temps avec le lien « Préférences de témoins » au bas de chaque page. Préférences de témoins

Pour bloquer les robots, nos formulaires utilisent Cloudflare Turnstile, qui vérifie votre navigateur sans témoin publicitaire. Cloudflare reçoit votre adresse IP et des signaux techniques du navigateur à cette seule fin.

Statistiques de visite

Pour savoir combien de personnes consultent le site et ce qui les y amène, nous tenons des statistiques de visite anonymes sur nos propres serveurs, sans témoins. Nous enregistrons le pays, la province ou l’État et la ville estimés à partir de votre connexion réseau, le type d’appareil, la langue du navigateur, les pages consultées et le site d’où vous arrivez (son nom de domaine seulement), ainsi que les balises de campagne du lien suivi, s’il en porte (source, support, nom de la campagne). Nous notons aussi jusqu’où vous faites défiler une page, les liens et boutons du site que vous touchez, et les champs d’un formulaire que vous atteignez ou remplissez, jamais ce que vous y tapez. Ni votre adresse IP ni la partie confidentielle d’une adresse de page (comme le lien d’un rendez-vous) ne sont enregistrées dans ces statistiques : un identifiant anonyme, qui change chaque jour, sert à compter les visites. Ces statistiques sont conservées 90 jours.

Clavardage du site

Quand vous utilisez le clavardage du site, nous recueillons vos messages, l’adresse de la page d’où vous écrivez et, seulement si vous les donnez, votre nom et votre courriel. Si vous écrivez depuis votre compte Tantôt, la conversation est liée à votre compte et à l’entreprise choisie, et nous y joignons la page de l’application d’où vous écrivez, votre navigateur, la taille de la fenêtre, votre langue et l’état de l’abonnement de l’entreprise, pour aider l’équipe à vous répondre.

Un assistant automatique (IA) répond d’abord : vos messages sont traités par notre fournisseur d’IA, Anthropic, aux États-Unis.

Avant cette communication hors Québec, nous avons évalué les facteurs relatifs à la vie privée. Les messages sont chiffrés en transit, Anthropic ne s’en sert pas pour entraîner ses modèles et les supprime dans les 30 jours (plus longtemps seulement s’ils sont signalés pour un abus). Nous jugeons que leur protection est adéquate. N’écrivez pas de renseignements de santé ou financiers dans le clavardage.

Une personne de l’équipe Tantôt peut lire la conversation et y répondre. Si vous confirmez votre courriel, la réponse peut vous être envoyée par courriel.

Un témoin nécessaire, tantot_chat, garde votre conversation sur cet appareil pendant 30 jours.

Une conversation est fermée après 30 jours sans activité. Elle est effacée au complet (messages, nom, courriel et page) 12 mois après sa fin.