Política de privacidad

Quiénes somos

Tantôt es operado por Voff Digital, una empresa registrada en Estados Unidos, 1309 Planted Pine St, Oakland, FL 34787, United States.

Cuando un negocio usa Tantôt para administrar a sus clientes, ese negocio sigue siendo responsable de los expedientes de sus clientes; Tantôt los procesa en su nombre, según sus instrucciones y esta política. Un cliente que quiera ejercer sus derechos sobre su expediente puede comunicarse con el negocio o con nosotros; en ese caso, enviamos la solicitud al negocio.

Voff Digital es responsable de la información de los propios negocios, de los visitantes del sitio, de la lista de espera y del chat.

Responsable de la información personal

Responsable: el presidente de Voff Digital. Correo: [email protected].

Puede escribir a esta persona con cualquier pregunta, solicitud de acceso o corrección, o queja.

Información que recopilamos

Según el uso del servicio, podemos procesar las siguientes categorías:

• Negocios y su equipo: nombre, datos de contacto, nombre del negocio, dirección, horario, servicios y precios, información de facturación y configuración de la cuenta.
• Clientes de los negocios: nombre, datos de contacto, historial de citas y, según lo que el negocio decida registrar, notas, formularios, expedientes clínicos y otros campos. La información sensible se cifra con una clave propia de cada negocio.
• Lista de espera: correo, nombre del negocio, tipo de negocio y región.
• Chat del sitio: vea la sección “Chat del sitio” más abajo.
• Búsqueda en el directorio: las palabras buscadas y el lugar indicado. No las asociamos con su identidad.
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas, registros de inicio de sesión y de acceso.

Para qué la usamos

Usamos esta información para:

• prestar el servicio: reservas, agenda, expedientes de clientes, recordatorios, mensajes, directorio y notas con IA;
• crear y administrar cuentas, facturar la suscripción y dar soporte;
• mantener la seguridad del servicio y prevenir el fraude y el abuso;
• cumplir nuestras obligaciones legales.

No vendemos información personal. No usamos los expedientes de los clientes de un negocio para nuestros propios fines ni para entrenar una IA.

Consentimiento y comunicaciones

El consentimiento para recordatorios por mensaje de texto y correo se registra, con su fecha y origen. Cada mensaje ofrece una forma de darse de baja.

Los números de teléfono móvil y el consentimiento para mensajes de texto nunca se comparten, venden ni alquilan a terceros ni a empresas afiliadas para sus fines de marketing o promoción. Los mensajes de texto sobre citas los envía Tantôt, desde el número propio de Tantôt, en nombre del negocio donde el cliente reservó, y solo tratan de sus citas con ese negocio (confirmaciones, recordatorios y respuestas). La frecuencia de los mensajes varía; pueden aplicarse tarifas de mensajes y datos. Responda STOP para dejar de recibirlos y HELP para obtener ayuda.

El negocio es responsable de obtener el consentimiento de sus clientes cuando la ley lo exija, incluso para grabar una sesión con notas con IA.

Puede retirar su consentimiento en cualquier momento, sujeto a obligaciones legales o contractuales. Retirarlo puede impedir algunas funciones, como los recordatorios.

Alojamiento y transferencias fuera de Quebec

La base de datos y la aplicación funcionan en servidores de DigitalOcean en Toronto (Ontario, Canadá), es decir, fuera de Quebec.

Usamos los siguientes proveedores de servicios:

• DigitalOcean (Toronto, Canadá): servidores, base de datos y copias de seguridad.
• Sendwax: envío de los correos del servicio, desde el mismo servidor en Toronto.
• Cloudflare (red mundial): nombres de dominio, protección contra ataques y verificación antibots (Turnstile). El tráfico del sitio pasa por ahí cifrado; las páginas con información personal no se guardan ahí.
• Amazon Web Services (Canadá; procesamiento posible en Estados Unidos): envío de mensajes de texto, y notas con IA, según la sección “Notas con IA” más abajo.
• Anthropic (Estados Unidos): el asistente automático del chat del sitio.
• Google (Estados Unidos): resultados del directorio fuera de la red (Google Places), a partir de las palabras buscadas y el lugar, sin información que lo identifique. Las herramientas de medición y publicidad de Google solo colocan cookies con su consentimiento (detalles en la sección Cookies).
• Apple y Google: entrega de las notificaciones de la aplicación móvil, cuando usted las activa.

Voff Digital está registrada en Estados Unidos, pero el servicio se administra desde Quebec. Nuestro equipo solo accede a la información cuando es necesario para el soporte, la seguridad o el mantenimiento del servicio.

Antes de cada transferencia fuera de Quebec, evaluamos su impacto en la privacidad: la sensibilidad de la información, para qué se usa, las medidas de protección, incluidas las contractuales, y el marco legal aplicable. Solo transferimos información cuando consideramos que está adecuadamente protegida, y cada proveedor está obligado por contrato a cumplir obligaciones de confidencialidad y seguridad.

Notas con IA (transcripción y borradores de notas)

Notas IA solo está disponible para las empresas que la activan ellas mismas. Cada grabación requiere el consentimiento del cliente, registrado por el profesional.

El audio se guarda y se transcribe en Canadá (Amazon Web Services, región Canadá Central) y se elimina en cuanto termina la transcripción, en un plazo máximo de 24 horas.

Para redactar el borrador, el texto de la transcripción lo procesa Claude (Anthropic) en Amazon Bedrock, en Canadá o Estados Unidos. Cuando se procesa en Estados Unidos, nunca se guarda allí: se procesa en memoria y se borra en cuanto se entrega el borrador.

Ni Amazon Web Services ni Anthropic conservan una copia del audio, la transcripción o el borrador, y estos datos nunca se usan para entrenar una IA. Anthropic no tiene acceso a ellos.

La transcripción se conserva en el expediente de la empresa hasta que se firma la nota, o durante 30 días como máximo.

Conservación y eliminación

Conservamos la información solo el tiempo necesario:

• Cuenta del negocio: mientras la cuenta esté activa. Después del cierre, tiene 30 días para exportar sus datos; luego se eliminan en un plazo de 90 días a partir del cierre.
• Expedientes de los clientes de un negocio: según lo que decida el negocio, que puede tener obligaciones de conservación (por ejemplo, de un organismo regulador o una junta de licencias). Se eliminan junto con la cuenta del negocio.
• Notas con IA: el audio se elimina a más tardar 24 horas después de la grabación; la transcripción se elimina cuando se firma la nota, o a los 30 días como máximo.
• Chat del sitio: según la sección “Chat del sitio” más abajo.
• Lista de espera: hasta que se dé de baja o cree su cuenta, y 24 meses como máximo.
• Registros técnicos: 30 días para la aplicación, 14 días para el servidor web.
• Copias de seguridad: 30 días.
• Facturas que emitimos: el tiempo que exijan las leyes fiscales.

Al final de estos plazos, la información se elimina de forma segura o se anonimiza.

Sus derechos (Ley 25)

Puede solicitar acceso a su información, corregirla, eliminarla, recibir una copia en un formato tecnológico estructurado y de uso común, o retirar su consentimiento. Escriba a la persona responsable nombrada arriba.

Respondemos en un plazo de 30 días. Podemos pedirle que confirme su identidad.

Si no está satisfecho con nuestra respuesta, puede presentar una queja ante la Commission d’accès à l’information du Québec o la Oficina del Comisionado de Privacidad de Canadá.

Estos derechos se aplican dondequiera que usted esté, incluso en Estados Unidos.

Seguridad

Medidas de seguridad vigentes:

• Conexiones cifradas (HTTPS) en todo el sitio y la aplicación.
• Información sensible cifrada con una clave propia de cada negocio.
• Registro de accesos: cada consulta de un expediente sensible queda registrada.
• Acceso limitado a los miembros de nuestro equipo que lo necesitan.
• Copias de seguridad periódicas y protección contra ataques.

Si ocurre un incidente de privacidad, lo anotamos en un registro, actuamos rápido para reducir el riesgo y evaluamos el riesgo de daño grave. Si ese riesgo existe, notificamos a la Commission d’accès à l’information, a las personas afectadas y a los negocios clientes afectados, como lo exige la ley.

Cookies

Cookies necesarias, siempre activas:

• sesión y protección de formularios (XSRF-TOKEN): mantener su sesión iniciada y proteger los formularios;
• tantot_region: recordar su país y su idioma;
• tantot_chat: conservar su conversación del chat;
• su elección de cookies: recordar lo que aceptó o rechazó.

Las cookies de medición y publicidad solo se usan con su consentimiento. Los detalles están más abajo.

Cambios

Publicamos cualquier cambio en esta página con su fecha. Para un cambio importante, avisamos a los negocios clientes por correo con al menos 30 días de anticipación.

País e idioma

Para mostrarle el idioma, la moneda y los negocios cercanos correctos, estimamos su país y su provincia o estado a partir de su dirección IP (proporcionada por nuestra red de distribución de contenido) y del idioma de su navegador. Esta estimación se usa durante su visita y solo se conserva en nuestras estadísticas de visitas anónimas, descritas más abajo. Si elige un país o un idioma, solo esa elección se conserva en una cookie "tantot_region" durante un año y, cuando haya iniciado sesión, en su perfil.

Cookies de medición y de publicidad

La cookie esencial “tantot_consent” recuerda sus opciones de cookies durante 6 meses.

Si acepta la medición de audiencia, Google Analytics coloca cookies (_ga, _ga_*) que sirven para contar las visitas y los registros en la lista de espera.

Si acepta la publicidad, Google Ads puede colocar cookies (por ejemplo _gcl_au) que sirven para saber si nuestros anuncios llevan a registros.

Si acepta la publicidad, se carga el píxel de Meta (Facebook, Instagram), que puede colocar cookies (por ejemplo _fbp). Informa a Meta de las páginas vistas y de ciertas acciones (búsqueda, registro, reserva) para medir nuestros anuncios. Mientras no acepte, no se carga. Si usted aceptó la publicidad al crear la cuenta de su negocio, también informamos a Meta, desde nuestros servidores, su primer pago de suscripción (el monto, su correo electrónico en forma cifrada mediante hash y las cookies de Meta de su navegador).

Si acepta la publicidad, se carga el píxel de OpenAI (anuncios en ChatGPT), que puede colocar cookies (por ejemplo __oppref y __obref). Informa a OpenAI de las páginas vistas y de ciertas acciones (búsqueda, registro, reserva) para medir nuestros anuncios en ChatGPT. Mientras no acepte, no se carga, y deja de medir si usted retira su consentimiento.

Mientras no acepte, estas cookies no se colocan. La etiqueta de Google puede, de todos modos, enviar a Google señales sin cookies (modo de consentimiento), por ejemplo que se vio una página.

Puede cambiar de opinión en cualquier momento con el enlace “Preferencias de cookies” al pie de cada página. Preferencias de cookies

Para bloquear bots, nuestros formularios usan Cloudflare Turnstile, que verifica su navegador sin cookies publicitarias. Cloudflare recibe su dirección IP y señales técnicas del navegador solo para ese fin.

Estadísticas de visitas

Para saber cuántas personas usan el sitio y qué las trae, guardamos estadísticas de visitas anónimas en nuestros propios servidores, sin cookies. Registramos el país, la provincia o el estado y la ciudad estimados a partir de su conexión de red, el tipo de dispositivo, el idioma de su navegador, las páginas vistas y el sitio desde el que llegó (solo su nombre de dominio), además de las etiquetas de campaña del enlace que siguió, si las tiene (fuente, medio, nombre de la campaña). También anotamos hasta dónde se desplaza en una página, qué enlaces y botones del sitio toca y a qué campos de un formulario llega o completa, nunca lo que escribe en ellos. En estas estadísticas no se guarda su dirección IP ni la parte confidencial de la dirección de una página (como el enlace de una cita): para contar las visitas se usa un identificador anónimo que cambia cada día. Estas estadísticas se conservan durante 90 días.

Chat del sitio

Cuando usa el chat del sitio, recopilamos sus mensajes, la dirección de la página desde la que escribe y, solo si los proporciona, su nombre y su correo. Si escribe desde su cuenta de Tantôt, la conversación queda vinculada a su cuenta y al negocio elegido, y adjuntamos la página de la aplicación desde la que escribe, su navegador, el tamaño de la ventana, su idioma y el estado de la suscripción del negocio, para ayudar al equipo a responderle.

Primero responde un asistente automático (IA): sus mensajes los procesa nuestro proveedor de IA, Anthropic, en Estados Unidos.

Antes de esta transferencia fuera de Quebec, evaluamos su impacto en la privacidad. Los mensajes se cifran en tránsito, Anthropic no los usa para entrenar sus modelos y los elimina en un plazo de 30 días (más tiempo solo si se marcan por abuso). Consideramos que su protección es adecuada. No escriba información de salud ni financiera en el chat.

Una persona del equipo de Tantôt puede leer la conversación y responder. Si confirma su correo, la respuesta se le puede enviar por correo.

Una cookie necesaria, tantot_chat, guarda su conversación en este dispositivo durante 30 días.

Una conversación se cierra tras 30 días sin actividad. Se borra por completo (mensajes, nombre, correo y página) 12 meses después de que termine.